Hoe de structuur van Keeping jouw urenadministratie kan stroomlijnen

Maak optimaal gebruik van de structuur in Keeping door de instellingen precies bij jouw organisatie te laten aansluiten.

Keeping handig inrichten

Keeping is ontworpen om tijdsregistratie in jouw organisatie zo makkelijk en inzichtelijk mogelijk te maken. Dit doen we door middel van een structuur van taken, projecten, klanten en labels Pro. In dit artikel leggen we uit hoe de hiërarchie van Keeping werkt en hoe je deze optimaal kan inzetten voor jouw organisatie.

Taken

Taken vormen de basis in Keeping. Je kan taken koppelen aan projecten, maar ook direct uren schrijven op taken zonder te werken met projecten. Het is verstandig om taken gedetailleerd te omschrijven, zodat je later eenvoudig kunt analyseren waar de tijd naartoe is gegaan. Het is ook mogelijk om in te stellen dat een taak directe (bijvoorbeeld facturabele) of indirecte (interne) uren betreft, zodat je een helder overzicht houdt van jouw activiteiten.

Projecten

In veel organisaties wordt er gewerkt met projecten. De hiërarchie van Keeping sluit daar naadloos bij aan. Het is mogelijk om projecten met onderliggende taken (werkzaamheden) te definiëren om een duidelijke structuur in je tijdsregistraties aan te brengen. Elk project moet een unieke naam hebben, zodat het duidelijk in rapportages is om welk project het gaat. Hoewel projecten niet per se aan een klant gekoppeld hoeven te zijn, is het vaak handig om dit wel te doen. Als je per jaar bijvoorbeeld meerdere projecten voor een klant draait, dan kan je deze uren zowel per project bekijken, als het totaal dat je voor de klant hebt gewerkt.

Klanten

Klanten kunnen alleen in combinatie met projecten worden gebruikt. Als jouw organisatie met meerdere klanten werkt, biedt dit een extra laag in de rapportages. Dit is vooral nuttig als je klantgerichte rapporten nodig hebt om bijvoorbeeld facturering of voortgang te communiceren. Een klant is vertegenwoordigd eigenlijk een groep van projecten: door middel van klanten kan je rapporten opstellen voor meerdere projecten.

Directe en indirecte uren

Met Keeping Plus kan je per taak en project aangeven of de geregistreerde uren direct of indirect zijn. Dit helpt je niet alleen om interne processen te optimaliseren, maar maakt het ook eenvoudiger om de juiste uren te factureren. Een niet-declarabele acquisitiefase van een project kan je zo gescheiden houden van uren die wel gefactureerd moeten worden.

Labels Pro

Een unieke functie van Keeping is de mogelijkheid om labels aan tijdsregistraties toe te voegen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn om uren te markeren die in aanmerking komen voor een (WBSO-)subsidie. Door slim gebruik te maken van labels kun je eenvoudig onderscheid maken tussen verschillende typen werk. Labels kan je bij de ureninvoer toevoegen aan een tijdregistratie, maar het is ook mogelijk om bepaalde labels standaard te koppelen aan een project, klant of taak.

Keuzevrijheid

Het fijne aan Keeping is dat je geen gebruik hóeft te maken van taken of projecten als dit niet bij jouw organisatie past. Je kan ook zonder taak of project je tijdsregistraties bijhouden in Keeping. Als je wel een extra laag in de rapporten wil toevoegen, dan kan je er voor kiezen om met de labels in Keeping Pro het onderscheid aan te brengen. Heb je projecten voor meerdere klanten? Dan kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om deze als project zonder klant aan te maken in Keeping, en de klantinformatie toe te voegen bij de tijdsregistraties door middel van labels. Werk je met subprojecten? Kies er dan voor om de subprojecten als project in Keeping in te voeren, en een label voor het overkoepelende project toe te voegen. Werk je veel met hoofd- en subprojecten? Overweeg dan om het hoofdproject als klant in te voeren, en de subprojecten als project. Als je een project hebt waar verschillende afdelingen binnen je bedrijf aan werken, dan zou je de afdelingen binnen je Keepingorganisatie in kunnen voeren als taken. Heb je een andere gebruikssituatie? Neem dan gerust contact op met Keeping support, we denken graag met je mee.

Begin vandaag nog met het eenvoudig bijhouden van gewerkte uren en bespaar tijd. Meld je aan bij Keeping en maak de eerste 14 dagen gratis gebruik van het Plus- of Pro-abonnement.