Hoe automatiseer je jouw administratie?

Door Keeping te gebruiken voor je urenadministratie, bespaar je kostbare tijd. Maar er zijn nog meer manieren om tijd te besparen voor je administratieve verplichtingen. In dit artikel lees je enkele tips voor het automatiseren van jouw administratie.

Hoe automatiseer je jouw administratie?

Boekhouden kost gemiddeld meer dan twee dagen per maand! Daarop kan dus flink bespaard worden als je je administratie efficiënt inricht. Het begint bij het maken van de juiste keuzes.

1. Maak gebruik van sjablonen

Maak en bewaar documenten die je kunt hergebruiken voor verschillende taken, zoals contracten of facturen. Zo bespaar je op lange termijn tijd bij het uitvoeren van soortgelijke taken.

2. Gebruik cloud-gebaseerde software

Cloud-gebaseerde programma's zijn steeds meer de norm binnen bedrijven. Deze software stelt jouw werknemers in staat om overal en altijd toegang te krijgen tot gegevens. Door cloud-software te gebruiken om administratieve processen te automatiseren, kan je het handwerk verminderen en alles op één plaats georganiseerd houden. Wil je verschillende tools vergelijken? Op Boekhouder.nl kan je een handig overzicht vinden met een vergelijkmodule van alle boekhoudprogramma’s.

3. Besteed bepaalde taken uit

Bepaalde administratieve functies kunnen beter worden beheerd door professionals buiten jouw bedrijf. Denk hier aan: boekhouddiensten, loonadministratie, klantenservice, etc. Het uitbesteden van deze taken is niet alleen kosteneffectiever, maar maakt ook kostbare tijd voor jou en jouw team vrij om op belangrijkere bedrijfsactiviteiten te concentreren.

4. Rapportage automatiseren

Gebruik hulpmiddelen zoals spreadsheets en gegevenssoftware om snel en gemakkelijk rapporten te genereren. Zo bespaar je tijd doordat je geen gegevens meer handmatig hoeft in te voeren en te analyseren. Ook verbetert het de nauwkeurigheid van jouw rapportages.

5. Implementeer een geautomatiseerde workflow

Het automatiseren van workflowprocessen kan helpen om procedures te stroomlijnen en fouten te verminderen. Met een geautomatiseerd systeem worden alle taken tijdig uitgevoerd, zonder fouten of vertragingen door menselijke fouten. Hierdoor zullen administratieve taken veel efficiënter lopen en komt er kostbare tijd vrij die elders in het bedrijf kan worden gebruikt.

6. Maak gebruik van bots

Automatiseringsbots zijn ontworpen om bepaalde taken en handelingen over te nemen, zoals het beantwoorden van vragen van klanten of het invoeren van gegevens in een systeem. Deze bots kunnen je veel tijd besparen omdat repetitieve taken snel en efficiënt uitgevoerd worden, zonder dat er handmatige inspanning nodig is. Denk hierbij aan bijvoorbeeld Zapier of "scan en herken" applicaties.

Met bovenstaande tips kan je veel tijd besparen op je administratie en boekhouding, zodat je meer tijd overhoudt om te ondernemen!

Begin vandaag nog met het besparen van tijd. Meld je aan bij Keeping en maak de eerste 14 dagen gratis gebruik van het Plus-abonnement.