Een to-do-lijst maken: 4 tips om efficiënt aan de slag te kunnen

In een vorige blog spraken we al over hoe Keeping en Todoist aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Doordat de tijdsregistraties in Todoist live gesynchroniseerd worden met jouw Keeping-account is het overzichtelijk houden van jouw gewerkte uren een fluitje van een cent. Maar, het maken van een to-do-lijst is op zichzelf vaak al een uitdaging! Met deze 4 tips helpen wij jou om een efficiënte to-do-lijst te maken.

Voordelen van een to-do-lijst

Je werkdag beginnen met het maken van een to-do-lijst zorgt voor een rustige start van de dag. Je weet immers hoe jouw dag eruit zal gaan zien en weet wat je voor het einde van de dag af gaat hebben. Bovendien kun je de ideeën en plannen in jouw hoofd ergens kwijt. Zo heb je alle tijd en aandacht voor waar je aan gaat werken. Het werken met een to-do-lijst geeft het gevoel dat je georganiseerd aan de slag gaat. De kans dat je zaken over het hoofd ziet of vergeet is ook kleiner.

Tip 1: Maak een realistische lijst

Als je teveel taken op jouw to-do-lijstje hebt staan, kan dit voor een overweldigend gevoel zorgen. Een “Oh ik heb teveel gepland staan” gevoel. Wil je dat jouw to-do-lijst overzichtelijk blijft? Dan moet je de hoeveelheid taken op jouw to-do-lijst ook overzichtelijk maken. Het doel is dat je juist efficiënter kunt werken. Niet dat je omkomt in de lengte van jouw lijstje. Houd jouw to-do-lijstje dus kort en krachtig. Vergeet je het bijwerken van jouw urenlijst niet ook toe te voegen aan jouw to-do-lijst.

Tip 2: Deel de workload

Jouw to-do-lijst is gebaseerd op de taken die jij in een dag moet voldoen. Dat betekent niet dat je alles in je eentje hoeft te doen. Het kan zijn dat jij taken hebt die wachten op controle van een collega, een opdracht moet delegeren aan een stagiaire of moet samenwerken met een collega om een project af te kunnen ronden. Het is daarom erg handig om jouw to-do-lijst inzichtelijk voor jouw collega’s te maken. Zo maak je helder wat jij van hen nodig hebt, en heb je een stok achter de deur voor het geval jouw motivatie gedurende de dag afneemt. Veel online programma’s, waaronder Todoist hebben een functie waarmee jouw to-do-lijst gedeeld kan worden.

Tip 3: Vul informatie aan

Zodra jij jouw taak hebt aangemaakt, kun je de taak verder gaan vullen. Voeg zaken toe die jij nodig hebt om aan de taak te werken. Denk aan e-mails, documenten, notities of subtasks. Zodra je met de taak aan de slag gaat, heb je alles bij elkaar om efficiënt en effectief aan de slag te gaan. Vergeet daarbij ook niet om ruimte te maken voor jouw urenregistratie.

Tip 4: Stel prioriteiten

Zodra jij jouw taken voor de dag hebt ingevoerd en aan hebt gevuld kun je prioriteiten gaan stellen. Zet de taken die je voor de dag moet doen in de juiste volgorde. Hierbij zet je de taken die als eerste af moeten, bovenaan de lijst. Taken die eventueel ook morgen kunnen, zet je onderaan de lijst. Met deze tips kun je snel en handig aan de slag met het maken van een to-do-lijst. Succes! Je kunt automatisch gebruik maken van de Todoist-integratie. Zorg ervoor dat je organisatie beschikt over het Plus-abonnement en dat je de Chrome-extensie of Firefox add-on geinstalleerd hebt.

Probeer Keeping Plus de eerste 14 dagen gratis.