Facturatie

Een nieuwe factuur aanmaken in Moneybird

Om te koppelen met een facturatieprogramma heb je minimaal een Plus abonnement nodig. Apart facturatieprogramma-account vereist.

Nadat je Keeping en Moneybird gekoppeld hebt kun je direct vanuit Keeping Moneybird-facturen aanmaken.

Een factuur aanmaken

Je kunt op verschillende manieren een nieuwe factuur aanmaken, bijvoorbeeld via de Nieuwe factuur-knop in het scherm voor factuuroverzichten. Ook kun je de toolbaar in de rapporten gebruiken om het huidige rapportoverzicht te gebruiken als invoer.

In het voorbeeld hieronder maken we gebruik van het projectrapport Aandeelhoudersvergadering Tutru van de klant Tutru Logistics. Je kunt echter vrijwel elk rapport gebruiken om een factuur aan te maken.

Maak een nieuwe factuur aan voor de urenspecificatie van het projectrapport Bij het projectrapport maken we gebruik van de opties-knop (···) om vervolgens te klikken op Nieuwe factuur voor deze uren.

Het factuurscherm

De uren uit het hierboven gekozen rapport zijn alvast geselecteerd, het factuurscherm ziet er als volgt uit: Stel je urenspecificatie voor de factuur samen In dit scherm zie je alle details van de uren die relevant zijn voor je aangemaakte factuur. Je kunt hier het datumbereik en de projecten, klanten, taken en teamleden selecteren om je selectie te verfijnen.

Extra opties

Daarnaast kun je de extra opties gebruiken om je selectie nog verder te verfijnen: Extra factuuropties Hier heb je de opties om reeds gefactureerde uren mee te nemen in deze factuur, of enkel niet-gefactureerde uren mee te nemen. Daarnaast kun je ook kiezen om reeds gefactureerde uren met deze integratie niet mee te nemen (handig als je meerdere administraties toevoegt aan je organisatie). Ook kies je of je indirecte uren wilt meetellen voor deze factuur, of enkel de directe uren. Lees hier alles over directe/indirecte uren.

Het factuurbedrag bepalen

Het bepalen van je tarief kan op verschillende manieren. Bepaal het factuurbedrag Kies hoe het tarief bepaald wordt:

  • Uurtarief voor de gehele factuur, hierdoor worden alle uren onder het gespecificeerde uurtarief in rekening gebracht;
  • Uurtarief per factuurregel, een uurtarief specificeren per regel;
  • Een vast bedrag per factuurregel;
  • Een totaalbedrag voor de gehele factuur.

Daarnaast kun je kiezen of je uren wilt afronden naar: hele uren, halve uren, kwartieren, 10 minuten of 5 minuten. Uiteraard kun je de uren ook niet afronden.

Onderverdelen van de factuurregels

Een belangrijk onderdeel van het specificeren van je factuur is het bepalen van de onderverdeling van de factuurregels. Deze geven enorm veel detail mee aan je facturatie. Bepaal de onderverdeling van de werkzaamheden in de factuur Je kunt kiezen om je factuur onder te verdelen per project, teamlid, taak of klant. Anderzijds kun je ook kiezen om de factuur onder te verdelen per periode, zoals dagen, weken, maanden, kwartalen of jaren.

Een onderverdeling per taak, met een uurtarief per factuurregel ziet er bijvoorbeeld als volgt uit: Specificatie onderverdeling per taak Zodra je klaar bent met het selecteren van uren kun je klikken op Verdergaan in Moneybird.

Naar Moneybird

Je wordt vervolgens omgeleid naar je Moneybird-omgeving waar je de factuur nog een laatste keer kunt inzien en bewerken voordat je deze kunt verzenden. Dat ziet er als volgt uit: Factuur die doorgestuurd is naar Moneybird Let op dat de factuur nog verzonden moet worden.

Terug naar Keeping

Na het aanmaken van de factuur komt bij de Moneybird-factuur een handige notitie te staan met wat extra gegevens. Zo kun je met de twee links in de notitie snel alle onderliggende uren zien in Keeping, of de associatie aanpassen.
Extra notities voor de aangemaakte Moneybird-factuur
Zodra je terug navigeert naar Keeping, zie je in het betreffende rapport direct de opbrengst van de factuur terug: De factuuropbrengst direct terugzien in je urenoverzicht

Dit maakt het enorm gemakkelijk om inzichtelijk te maken hoe je geregistreerde uren in verhouding staan tot je gefactureerde uren.

Op de Moneybird-pagina lees je meer over onze integratie met Moneybird.

Ondersteunend beeld van grafisch poppetje naast hoofdafbeelding